Walter de Smaele voorzag elk boek van een stempel, gaf het een plaats in de rekken en vulde de gegevens in op een bijhorende steekkaart. De handgeschreven fiches werden door een typist op stencil gezet en op 30 exemplaren gestencild op “3-up color cards, white 3 ½ x 5 ½ van Gestetner, 167 strips of 3 – total 501 cards”. Kanunnik Stock had maar meteen een paar kubieke meter van dat papier besteld. Tot op vandaag slingert er nog dergelijk ongebruikt papier in de bibliotheek rond. Van de 30 exemplaren gebruikten we meerdere exemplaren voor een alfabetische, een analytische en een systematische catalogus.
De geschreven fiches werden op datum van aanwinst geklasseerd. Omdat de bibliotheek bedoeld was als bibliotheek voor het onderwijs in de regio, werden de fiches ook bezorgd aan meerdere bisschoppelijke colleges. Dit systeem werd tot in 1981 gehandhaafd. Door het overschakelen naar een online cataloog raakte de steekkaartenverzameling in onbruik en bij de verhuis in 2013 naar de huidige nieuwbouw werd (slechts) een symbolisch deel met bijhorende kast bewaard.